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Protocolo y Organización de Eventos »
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BENEFICIOS Y ERRORES EN El PROTOCOLO 

 

Todos los organizadores de eventos tenemos claro que la comunicación es una inversión. El éxito de nuestro evento depende de muchos factores y la comunicación es, sin duda, uno de ellos.

 

Sin embargo, cuando el organizador se plantea contar con un profesional de protocolo, en ocasiones lo ve como un “gasto añadido”. El protocolo es una herramienta importante de la comunicación. El trabajo que realiza el profesional del protocolo debe estar reflejado en el Plan de Comunicación desarrollado para el evento. Entonces, ¿por qué entender que es un gasto?

“La diferencia fundamental entre gasto e inversión es el retorno esperado de cada uno de ellos. Mientras que en la inversión se espera conseguir rendimiento en el futuro, el gasto es la simple utilización de un bien o servicio a cambio de una contraprestación”

 

¿Qué aporta el protocolo en un evento que hace que obtengamos ese rendimiento futuro?

o Credibilidad de la marca

o Prestigio

o Distinguirse de la competencia

o Imagen positiva de trabajo profesional

o Cuida hasta el más mínimo detalle

 

La imagen de nuestro evento está ligada a la profesionalidad que demostremos. Hay errores que, si no decidimos “ahorrar” en protocolo, se pueden evitar y con ello, evitamos que se conviertan en el centro de atención de los asistentes. Cualquier error que cometamos, por pequeño que sea, acabará siendo el centro de atención de los asistentes y lo que inunde las redes sociales. Todos nuestros aciertos quedarán así eclipsados por un fallo como puede ser colocar mal unas banderas o poner vasos de papel en una mesa presidencial.

 

La utilización del protocolo como una herramienta estratégica de comunicación ha sido, es y será una constante histórica. Evidentemente, el concepto de Protocolo, como no podía ser de otra manera, ha evolucionado mucho en los últimos años. La utilización generalizada de los nuevos sistemas y herramientas de comunicación, el imparable desarrollo de las nuevas tecnologías y el uso generalizado de Internet, han hecho necesario plantear y desarrollar un nuevo enfoque del protocolo y de la comunicación en general que venían utilizándose hasta la actualidad. El protocolo ha pasado así de ser una técnica al servicio de la comunicación a convertirse en un eje central para las estrategias de comunicación de las organizaciones, instituciones y empresas.

 

Actualmente, en una sociedad como la actual, saturada de información, el protocolo se ha convertido en una “poderosa herramienta de comunicación” que no deja nada al azar y analiza y cuida hasta el último detalle.

 

A mediados del siglo XX el protocolo se introdujo en el mundo empresarial. Las entidades comprobaron cómo el protocolo era una herramienta capaz de crear valor en las empresas. Ya no se concibe únicamente como unas “reglas” rígidas destinadas únicamente para actos de carácter oficial.

 

Hoy en día se ha convertido en una manera eficaz de:

  • ordenar personas, espacios y tiempos en actos empresariales o privados
  • establecer conexión con diferentes culturas
  • ser un elemento indispensable en la comunicación tanto interna como externa

 

Aunque a veces parezca que estamos hablamos de unas normas muy rígidas, la realidad es que el protocolo es una técnica flexible, dinámica y cambiante, capaz de adaptarse a cada acto o evento y que tiene en cuenta las circunstancias internas y externas que lo rodean.

“Sólo hay una primera vez para causar una buena primera impresión”

 

Las organizaciones han comenzado a organizar eventos con el objetivo de mejorar su imagen, tener más visibilidad, obtener prestigio, rentabilidad o fidelizar clientes. Son actos en vivo capaces de generar sensaciones, emociones y experiencias. Y es que tanto el protocolo como los eventos forman parte importante de la comunicación externa de una entidad y ambos han evolucionado para adaptarse a los nuevos tiempos y a las nuevas necesidades.

 

La imagen, los gestos o los símbolos en muchas ocasiones comunican más que las palabras. Por ese motivo, el profesional del protocolo ha de formar parte del equipo de comunicación del evento. Puedes haber comunicado muy bien un evento. Puedes haber conseguido hacerte un hueco en medios de comunicación y tenerlos como invitados. Puedes haber llenado el espacio con público… Pero si llegado el momento de desarrollar el evento no has tenido en cuenta todos los detalles, puedes arruinar todo el trabajo realizado.

 

El protocolo es una herramienta de comunicación que utiliza mensajes verbales y no verbales para crear, mejorar o mantener una imagen positiva de una persona o entidad.

 

 

La comunicación NO VERBAL es un lenguaje muy potente. Es un código universal que permite lanzar mensajes que pueden ser “descifrados” en cualquier lugar donde estés.

 

Un ejemplo de esto sería, viendo quién precede en la fila de autoridades, o quién se sitúa a derecha o izquierda, podemos, incluso sin saber quiénes son esas personas, saber quién es la persona más relevante en función de su cargo o quién es el anfitrión.

 

Otro ejemplo sería, si nos fijamos en la colocación de banderas, podemos obtener información de qué países participan, cuál de ellos es el anfitrión, etc.

 

Así nos damos cuenta de que no estamos hablando de un tema secundario. Aquí no todo vale, ni todo está bien …

 

¿Cuáles son, seguramente, los errores más comunes en protocolo?

  • No usar los tratamientos adecuados cuando mandamos una invitación o presentamos a un invitado que ostenta cargo oficial.
  • No seguir el orden correcto en los discursos o intervenciones.
  • Colocar aleatoriamente a los invitados.
  • Colocar banderas y no usar el orden adecuado.
  • Mesas en un banquete: hay que saber distribuir a los invitados y hay que saber disponerlas con un orden adecuado.

 

Este tipo de errores puede llevar a perder un patrocinador, por haberle colocado al final de la sala o no darle el sitio que le corresponde o provocar un conflicto si sentamos juntas en la misma mesa a personas que sabemos que no se llevan bien.

 

Siempre hay que tener presente que con una buena organización lo que estamos generando es una respuesta positiva no sólo en la opinión pública a través de nuestros invitados sino también a través de los medios de comunicación.

 

La celebración de jornadas, festivales, congresos, entregas de premios, presentaciones de libros o eventos de especial relevancia social son cada vez más habituales en el día a día de organizaciones y entidades tanto públicas como privadas. Esto ha provocado que el protocolo, y en muchos casos la etiqueta, se conviertan en unas herramientas imprescindibles en la estrategia global de comunicación para conseguir proyectar la mejor imagen pública posible de la entidad organizadora. ¿Alguien puede imaginarse unos premios de cine como los Oscar o los Goya sin protocolo y sin etiqueta?

 

Todas éstas son normas que representan una mínima parte del reglamento que deben seguir los responsables de protocolo. Son ellos, los que disponen de los conocimientos y la preparación para hacer que un acto consiga los objetivos marcados y que resulte perfecto en su ejecución.

 

Y es que las estrategias, técnicas y tácticas protocolarias pueden llevar al éxito o al fracaso el evento. Por ese motivo, no deben dejarse al azar o la improvisación, sino que deben estar previamente planificadas e integradas en la estrategia global del desarrollo del evento y del plan de comunicación. De este modo, pasan de ser un valor intangible a convertirse en un valor añadido para la organización y por ello, en una inversión.

 
Sobre el Autor: Susana Guindo

Foto autor
Responsable Comunicación y Relaciones Públicas de la AEP –Asociación Española de Protocolo
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